Súmula CARF 254: empresas precisam comprovar a causa dos pagamentos para evitar IRRF de 35%

Uma transferência bancária identifica quem recebeu o dinheiro. Mas isso é suficiente para comprovar, perante o Fisco, por que a empresa realizou aquele pagamento?

Para o Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (CARF), a resposta é não.

A Súmula CARF nº 254, aprovada em outubro de 2026, consolida o entendimento de que a simples identificação do beneficiário não basta para afastar a incidência do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) prevista para pagamentos cuja operação ou causa não seja comprovada.

A questão merece atenção de empresários e gestores porque o art. 61 da Lei nº 8.981/1995 estabelece IRRF à alíquota de 35% para situações específicas, incluindo pagamentos sem causa comprovada.

Mais do que guardar comprovantes bancários, portanto, empresas precisam conseguir reconstruir documentalmente a operação que levou à saída dos recursos.

O que diz a Súmula CARF nº 254?

A Súmula nº 254 foi aprovada pela 1ª Turma da Câmara Superior de Recursos Fiscais em 7 de outubro de 2026, com vigência a partir de 9 de outubro.

O entendimento consolidado pelo CARF estabelece que identificar o beneficiário de um pagamento não afasta, por si só, a aplicação da regra prevista no § 1º do art. 61 da Lei nº 8.981/1995.

Também é indispensável comprovar a causa do pagamento, cabendo ao contribuinte apresentar elementos capazes de demonstrar essa operação.

Na prática, a empresa precisa estar preparada para responder não apenas “quem recebeu?”, mas também:

• por que o valor foi pago;
• qual operação deu origem ao pagamento;
• quais obrigações estavam envolvidas;
• quais documentos comprovam a relação;
• como a transação foi registrada contabilmente.

É esse conjunto que ajuda a demonstrar a realidade da operação.

O que a Lei nº 8.981/1995 estabelece?

O artigo 61 da Lei nº 8.981/1995 determina a incidência de Imposto de Renda exclusivamente na fonte, à alíquota de 35%, sobre pagamentos efetuados por pessoas jurídicas a beneficiários não identificados.

O § 1º amplia a hipótese para pagamentos ou recursos entregues a terceiros, sócios, acionistas ou titulares quando não for possível comprovar a operação ou sua causa.

Portanto, existem situações distintas que podem atrair a aplicação da norma.

Uma delas ocorre quando sequer é possível identificar quem recebeu o recurso.

Outra surge quando o beneficiário é conhecido, mas a empresa não consegue demonstrar adequadamente qual operação justificou o pagamento.

É justamente essa segunda hipótese que ganha destaque com a Súmula 254.

Identificar o beneficiário não é o mesmo que comprovar o pagamento

Esse é o principal ponto de atenção para as empresas.

Imagine uma transferência de R$ 50 mil realizada para uma pessoa ou empresa perfeitamente identificada.

Extratos bancários podem demonstrar:

• data da transferência;
• valor;
• conta de destino;
• titular da conta.

Essas informações comprovam que o pagamento ocorreu e quem recebeu os recursos.

Mas ainda pode permanecer uma pergunta: qual foi a causa daquela transferência?

Se o valor correspondeu à aquisição de um produto, à contratação de um serviço, ao pagamento de uma obrigação contratual ou a outra operação empresarial legítima, é necessário que existam elementos capazes de demonstrar essa realidade.

O comprovante bancário sozinho pode não responder a essa questão.

Quais documentos podem ajudar a comprovar a causa?

Não existe um único documento aplicável a todas as operações empresariais.

A documentação necessária depende da natureza da transação.

Em uma prestação de serviços, por exemplo, podem ser relevantes o contrato, a nota fiscal, os relatórios de execução, as comunicações entre as partes e os registros contábeis.

Em uma compra de mercadorias, notas fiscais, pedidos, contratos, comprovantes de entrega e registros de estoque podem desempenhar essa função.

Outras operações podem exigir documentos diferentes.

Entre os registros que normalmente merecem atenção estão:

Contratos

Devem indicar o objeto da relação, obrigações assumidas, valores e demais condições relevantes.

Notas fiscais e recibos

Quando aplicáveis, ajudam a relacionar o pagamento à operação realizada.

Comprovantes bancários

Demonstram a movimentação financeira e o beneficiário, mas precisam ser analisados em conjunto com os demais elementos.

Evidências da execução

Relatórios, entregas, comunicações, registros de atividades e outros documentos podem demonstrar que a operação efetivamente ocorreu.

Escrituração contábil

Os registros contábeis devem ser coerentes com os documentos e com a realidade econômica da transação.

O ponto central não está simplesmente na quantidade de documentos, mas na coerência entre as provas disponíveis.

A falta de nota fiscal gera automaticamente IRRF de 35%?

Não.

A Súmula CARF nº 254 não estabelece que qualquer transferência realizada sem nota fiscal esteja automaticamente sujeita à tributação.

A incidência depende do enquadramento da operação nas hipóteses previstas no art. 61 da Lei nº 8.981/1995 e da análise concreta das provas.

Em determinadas operações, uma nota fiscal pode ser essencial.

Em outras, a própria natureza jurídica do negócio pode exigir documentação diferente.

Por isso, uma irregularidade documental não deve ser confundida automaticamente com a inexistência da operação.

O problema surge quando, analisado o conjunto probatório, a empresa não consegue demonstrar de forma suficiente qual foi a causa do pagamento.

Uma operação real pode gerar problema por falta de documentação?

Sim.

Esse é um dos principais riscos empresariais evidenciados pela súmula.

A operação pode ter efetivamente acontecido, mas uma fiscalização ocorre muitas vezes anos depois da transação.

Nesse momento, pessoas que participaram da negociação podem não estar mais na empresa, sistemas podem ter mudado e documentos podem ser difíceis de localizar.

Sem controles adequados, reconstruir a operação pode se tornar complexo.

Por isso, a gestão documental não deve ser tratada apenas como obrigação administrativa.

Ela integra a própria gestão de riscos tributários da empresa.

O que significa a alíquota de IRRF de 35%?

A legislação determina uma alíquota de 35% para as situações previstas no artigo 61.

Existe, entretanto, outro detalhe relevante.

O § 3º do mesmo artigo estabelece que o rendimento é considerado líquido, cabendo o reajustamento do respectivo rendimento bruto sobre o qual recairá o imposto.

Isso significa que a mensuração do impacto financeiro de uma eventual autuação não deve ser feita simplesmente multiplicando o pagamento original por 35%.

A sistemática prevista na legislação pode produzir um custo tributário efetivo superior a 35% do valor entregue ao beneficiário.

Por isso, empresas que enfrentam uma fiscalização envolvendo pagamentos sem causa comprovada precisam avaliar cuidadosamente não apenas o enquadramento jurídico, mas também a metodologia utilizada para calcular a exigência.

Quais pagamentos merecem maior atenção?

Não existe uma lista fechada baseada apenas no tipo de despesa.

O risco tende a aumentar quando há movimentações financeiras relevantes cuja documentação não deixa clara sua causa econômica e jurídica.

Alguns exemplos que podem exigir especial organização incluem:

• pagamentos a sócios e acionistas;
• transferências para terceiros;
• adiantamentos;
• reembolsos;
• pagamentos por serviços;
• operações entre empresas relacionadas;
• pagamentos decorrentes de contratos pouco documentados;
• movimentações cuja descrição contábil seja genérica.

A presença de qualquer uma dessas situações não significa, por si só, que exista irregularidade.

O cuidado está em garantir que a empresa consiga demonstrar por que o recurso saiu e qual operação efetivamente ocorreu.

Como a Súmula 254 afeta os controles internos?

A decisão evidencia que o controle tributário não pode ficar concentrado apenas no momento de calcular e recolher impostos.

O risco pode surgir muito antes, no próprio processo de aprovação e execução dos pagamentos.

Por isso, empresas podem revisar procedimentos como:

1. exigência de documentação antes da liberação de determinados valores;
2. vinculação entre pagamentos, contratos e notas fiscais;
3. registros claros da finalidade das transferências;
4. procedimentos específicos para pagamentos a sócios ou partes relacionadas;
5. integração entre financeiro, contabilidade, fiscal e jurídico;
6. guarda organizada de documentos e evidências;
7. revisão periódica das contas contábeis utilizadas para registrar as operações.

Esses controles ajudam a empresa a explicar suas operações caso seja questionada futuramente.

O risco não é apenas tributário

Uma documentação frágil pode afetar diferentes áreas do negócio.

Além de gerar questionamentos fiscais, pagamentos cuja causa não esteja adequadamente demonstrada podem dificultar auditorias, due diligences, operações societárias e processos de investimento.

Para empresários e gestores, portanto, o tema deve ser visto de forma mais ampla.

Uma empresa capaz de demonstrar com clareza por que realiza seus pagamentos tende a possuir maior controle sobre sua própria operação.

O que as empresas podem fazer após a Súmula CARF 254?

O novo enunciado é uma oportunidade para revisar procedimentos internos antes que uma fiscalização identifique fragilidades.

A empresa pode começar verificando:

• se pagamentos relevantes possuem documentação correspondente;
• se contratos refletem a realidade das operações;
• se notas fiscais e comprovantes estão corretamente vinculados;
• se os registros contábeis descrevem adequadamente as transações;
• se existem pagamentos recorrentes com documentação insuficiente;
• se movimentações envolvendo sócios ou terceiros possuem causa claramente demonstrável.

Uma revisão preventiva permite identificar lacunas quando ainda existe tempo para compreender sua origem e organizar os controles futuros.

Comprovar a causa do pagamento também é gestão tributária

A Súmula CARF nº 254 reforça uma mensagem importante para empresários: a regularidade tributária não depende apenas de pagar corretamente os impostos.

Também é necessário conseguir demonstrar as operações que deram origem às movimentações financeiras da empresa.

Quando contratos, documentos fiscais, comprovantes bancários e registros contábeis contam histórias diferentes, o risco de questionamento aumenta.

Por isso, organização documental, controles internos e planejamento tributário precisam caminhar juntos.

A equipe do Fadel Advogados acompanha os entendimentos do CARF e está à disposição para orientar empresas na análise de pagamentos, documentação de operações e prevenção de riscos tributários.

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